公文書保存の取り組み

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公文書の保存について

 
文書館書庫B2の様子
公文書の保存状況

 文書館では、公文書の保存を昭和34年(1959)の開館以来、県庁で作成・収受し、保存期限が満了した文書の中から、歴史的・文化的価値があると考えられる文書を選別し、引き継いでいます。
 現在では、山口県公文書取扱規程、山口県教育委員会事務局等公文書取扱規程などにより、県庁各課が文書を廃棄しようとするときは、あらかじめ、その文書を文書館に引き継ぐことが適当であるかどうかについて館長に照会することが定められています。また、文書館長がその文書を文書館に引き継ぐことが適当である旨を回答したときは、法令の規定により廃棄しなければならない場合など特別の理由のある場合を除き、当該文書を文書館に引き継がなければならないと定められています。

市町村合併と公文書保存

 
役場文書調査の様子
役場文書調査

 平成16年5月には、市町村合併に伴い公文書の安易な廃棄や散逸を防ぐため、市町村において公文書の管理・保存を担当する職員を対象とした、公文書管理・保存担当者研修会を開催しました。
 この後、平成16~18年度の3ヵ年にわたり、県下の全市町村を対象に、旧市町村役場文書の所在調査と前市町村役場文書の保存管理状況調査を実施しました。これらの成果は、『山口県内市町村役場文書保存状況調査報告書』(平成19年3月)にまとめています。
 これらの取り組みの詳細については、当館研究紀要第33~35号で報告しています。

保存のネットワーク

 
平成23年度連絡会議の様子
平成23年度連絡会議

 「公文書館法」(昭和62年法律第115号)および「公文書等の管理に関する法律」第34条(平成21年法律第66号)の趣旨に基づき、平成22年度より「歴史的公文書保存活用のための連絡会議」を開催し、県及び県内の市町が保管する公文書及び地域に伝存する文書・記録を歴史資料として保存活用することに関して、県及び市町相互の連絡と協調を図っています。

 

 


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