文書館では、県庁で作成・収受し、利用後廃棄される文書の内から、歴史的・文化的価値があると考えられる文書を選別し、引き継いでいます。
また、県内各地に所在する山口県の歴史に関する文書を保存するため、県内各地区に「地方調査員」を置き、文書の所在情報の把握に努めるととも に、個人や団体からも情報提供を受けています。これらの情報を基にして、必要に応じて職員が文書の所在地に出向き、仮目録を作成し、保存措置を講じます。 また、所蔵者の意向により寄託・寄贈を受けています

 民間の文書所在先での調査

　 文書館に収蔵した文書は一点ごとに番号を付すなどして整理し、目録を作成します。作成した目録を公開し、閲覧提供を開始します。但し、プライバシーの侵害に関わるものなど、一部の文書に関しては閲覧を制限しています。
また、痛みの激しいものや閲覧により破損が想定されるものは、補修を施したり、複製物で利用に供することで、原本の保護に努めています。
 

 文書の補修作業

　文書館では様々な普及・教育活動を行っています。
まず文書館をより良く利用していただくために、当館所蔵の文書をテキストに、入門・専修・実践・文書館活用など、受講者のレベルに合わせた各種の古文書講座（入門・基礎・錬成・発展）を開催しています。
また、「公文書館法」の施行（昭和63年6月1日）を記念し、毎年6月上旬に、中国四国地区「アーカイブズウィーク」を開催しています。「アーカイブズ展示」「ギャラリートーク」「歴史探究講座」「書庫見学ツアー」「文書館を使ってみよう！」「アーカイブズ歴史小話」など、豊富な内容となっており、多くの方々に文書館の活動を知っていただける機会となっています。このほかにも、小規模ですが、多彩なテーマで館蔵文書を紹介する「資料小展示」を開催しています。
これらの普及・教育活動を通して、アーカイブズ（記録資料）保存の重要性を積極的にＰＲしています。 

 アーカイブズウィーク

　文書館では専門研究員が、各自のテーマによる研究を行っています。その成果は、『山口県文書館研究紀要』（年1回発行）において発表しています。この内容は文書館業務の推進等に関わるものや、山口県に関係する歴史・教育研究などです。

山口県文書館研究紀要